Nous recherchons un(e) 

RECEPTIONNISTE (H/F)

Vos missions :

– Accueil téléphonique : fournir un accueil de qualité aux interlocuteurs, respect de la neutralité et discrétion demandé. Prise de messages et information par email au collaborateur concerné. 

– Accueil des visiteurs : fournir un accueil de qualité pour chaque visiteur, veiller au rangement du bureau de la réception et de salle d’accueil, tracer les arrivées et les départs. 

– Réception et envoi du courrier : dépouillement du courrier reçu, notifier les références et distribution dans les différents services. Affranchissement du courrier et envoi. Assurer les contacts avec la Poste et la société de courrier express.

–  Organisation des salles de réunion : veiller à la bonne organisation des réservations des salles de réunion  » clients », préparation des réceptions en collaboration avec le Facility, répondre aux diverses demandes ( exemples: organisation et disposition des salles, contact avec le traiteur et commandes des repas…) 

– Gestion des stocks et commande de fournitures de bureaux : gestion des stocks des fournitures de bureaux, autres fournitures et produits d’entretien. Organiser les commandes pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix  et dans les meilleurs délais. Vérification des livraison et des factures.

 Contrôle de la qualité du travail de l’entreprise et du nettoyage : maintenir à jour le cahier de liaison et assurer la traçabilité et circulation de l’information avec la société de nettoyage

– Suivi des réclamations : Tracer de manière exhaustive les plaintes relatives aux services fournis par la Réception, veiller à la mise en place d’actions correctrices au sein de l’entreprise. 

– Suivi des voyages : assurer le rôle de « travel arranger », assister/ former les collaborateurs dans leurs réservations de voyages, gérer les profils des voyageurs et assurer la relation avec le fournisseur en place. 

–  Gestion des fournisseurs clés ( nettoyage, machine courrier, voyage, fournitures de bureau, poste; plantes et fruits …) : établir un suivi des commandes et bon de réception, validations des factures reçues. Prioriser et assurer les paiements , suivi du budget, analyser les données mensuelles.

Profil :

Vous êtes titulaire d’un diplôme d’une école de réception, de conciergerie, d’un BAC+3 en LEA, ou de tout autre diplôme équivalent.

Vous disposez d’une expérience de minimum un an sur un poste similaire.

Vous maîtrisez IMPERATIVEMENT le français et l’anglais , toute autre langue est un atout.

Exellente présentation. 

Confidentialité, discrétion, polyvalente 

Maitrise du pack office. 

Ce que nous offrons :

Un environnement de travail de prestige.

Une formation obligatoire afin d’intégrer votre poste dans les meilleures conditions.

Sans réponse de notre part, vous voudrez bien considérer que votre candidature n’aura pu être retenue.